Daar was ik. Kort uit de studiebanken in Groningen, 24 jaar, voor vandaag speciaal een pak aangetrokken. Ik werkte er 2 maanden en vandaag mocht ik voor de eerste keer naar de bovenste verdieping met uitzicht. Terwijl ik op een hele grote bank plaatsnam om te wachten kreeg ik een heerlijke cappuccino van de secretaresse.
Drie weken lang had ik dag en nacht gewerkt aan mijn analyse waar het op dit moment misging en ik had een oplossing. Natuurlijk had ik een PowerPoint-deck van wel 30 pagina’s mee. Grafieken, tabellen en bronnen. Ik was er helemaal klaar voor.
Slide 1, slide 2, slide 3… en toen was het voorbij
Ik klikte naar slide 1. Ik begon bij de achtergronden van de markt. Slide 2: de historische data van de afgelopen vijf jaar. Toen ik bij slide 4 op adem wilde halen, legde de bestuurder zijn pen neer, keek me aan en zei:
“Wacht heel even. We hebben een half uur. Zie dat je fantastische analyses hebt, maar zullen we meteen naar de conclusie gaan? En wat moet ik besluiten?”
Ik klapte dicht, begon te stotteren en moest in 30 seconden proberen uit te leggen wat op pagina 28 stond.
Die middag leerde ik een keiharde les: op de universiteit leren we van alles, maar niemand leert je hoe je echt impact maakt met je communicatie. Wetenschappelijk schrijven is iets heel anders…
Wat er eigenlijk misging (spoiler: niet de analyse)
Het pijnlijke was: de analyse was goed. De conclusie was scherp, de onderbouwing klopte. Maar hij zag dit nooit, want dat stond pas op pagina 28.
Ik had gecommuniceerd zoals ik had gewerkt: eerst de context, toen de data, toen de analyse, subconclusies, en pas aan het einde het advies. Voor mij voelde dat logisch. Voor je publiek is dit verschrikkelijk (lees waarom in dit artikel over cognitive load theory).
Hetzelfde deck, in een andere volgorde, had mij de controle laten behouden.
Het deck dat sneuvelde
De conclusie op pagina 28 — 26 pagina’s na het moment dat de aandacht verdween.
Het deck dat werkt
Besluit op pagina 1; de diepte komt alleen op tafel als erom gevraagd wordt.
Wat ik sindsdien anders doe
Na die ervaring ben ik “in de leer gegaan” bij een strategy consultant en heb ik methodieken geleerd die bij de absolute top van het bedrijfsleven worden gebruikt. Drie dingen doe ik sindsdien in élke bestuurskamer:
De belangrijkste boodschap staat direct in het begin van mijn presentatie
De belangrijkste slide beantwoordt de twee vragen die de bestuurder mij toen stelde: wat kom ik halen, en wat moet jij besluiten? Alles daarna is onderbouwing.
Ik bouw mijn presentatie Pyramid Principle style op
Hebben we minder tijd voor mijn stuk? Dan kan ik mijn verhaal in 5 minuten vertellen zonder in paniek naar pagina 28 te bladeren (dit heet ook wel het oprolprincipe).
De uitgebreide uitleg zit in de bijlage
Alle gedetailleerde grafieken, voetnoten en analyses blijven binnen handbereik, maar komen alleen op tafel als er specifieke vragen over komen.
De methode hierachter heet het Pyramid Principle. Waarom we van nature precies andersom communiceren, en hoe je dat afleert, lees je in Waarom niemand op jouw ‘Disney-verhaal’ zit te wachten en in onze uitleg van het Pyramid Principle.
Leer het zonder de ervaring van Jurre
Die les op de harde manier leren kostte mij even slikken. Het kan ook anders: in onze trainingen oefen je deze vaardigheden op je eigen documenten en presentaties, met trainers die zelf dagelijks in die boardroom staan.
Verder lezen
De methodiek achter dit verhaal
Wat is het Pyramid Principle?
Het Pyramid Principle (in het Nederlands: piramideprincipe of piramide van Minto) is een methodiek voor gestructureerd denken en top-down communiceren, ontwikkeld door Barbara Minto bij McKinsey & Company en beschreven in haar boek The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking (eerste editie 1978).
Lees de uitlegWat betekent MECE?
MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive) is een ordeningsprincipe waarbij een verzameling categorieën elkaar niet overlapt (mutually exclusive) en samen het geheel dekt (collectively exhaustive).
Lees de uitlegWil je dit toepassen op je eigen werk? Bekijk de training Gestructureerd denken & communiceren.